Der Vorlaufprozess für das Festival dauert ein gutes Jahr und benötigt eine vielfältige Projektierungsarbeit.
Ein wichtiger Punkt ist die Auswahl und die Verpflichtung von Bands (ca. 50 Musiker), mit denen Verträge eingegangen werden müssen. Es muss das Programm inklusive der Attraktionen (wie Verlosung / Versteigerung / Essen- und Getränkeangebot / Harley-Show…) geplant und projektiert werden.
Es müssen Dienst- und Sachleistungen wie Beschallung, Security aber auch der Entwurf und der Druck für Flyer, Plakate, Tickets, Banner und die Bestellung von Merchandising-Artikeln organisiert werden.
Dazu kommt die Konzeption, Planung, Einrichtung und Betreuung von den Förderprojekten / Workshops und Bandcoachings.
Ebenso die Findung und Verwaltung von Sponsoren sowie Spendenaufrufe / Beantragen von Fördergeldern und die Zusammenarbeit mit der Stadt, dem Ordnungsamt und der Polizei.